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Die Kosten einer
unbesetzten Stelle
im Unternehmen
In Zeiten von Fachkräftemangel und einer intensiven Jagd nach Talenten wird es für viele Unternehmen immer schwieriger, offene Stellen zügig zu besetzen. Oft zieht sich der Einstellungsprozess über Monate hinweg, eine Vakanzzeit, die teuer werden kann. Die „Costs of Vacancy“, also die Kosten einer unbesetzten Stelle, werden jedoch häufig unterschätzt. Dabei gehen sie weit über den fehlenden Lohnaufwand hinaus und umfassen versteckte Ausgaben wie Produktivitätsverluste, Zusatzbelastungen für das Team und verpasste Geschäftschancen.
In diesem Beitrag betrachten wir die verschiedenen Kostenfaktoren unbesetzter Stellen und stellen eine Berechnungsformel vor, mit der Unternehmen eine ungefähre Vorstellung davon erhalten, wie teuer vakante Positionen wirklich sind.
Fazit: Die Kosten einer unbesetzten Stelle nicht unterschätzen
Unternehmen sollten die „Costs of Vacancy“ als Warnsignal sehen, wie teuer offene Stellen wirklich sind. Die hier vorgestellte Berechnungsformel hilft, die finanziellen Auswirkungen eines unbesetzten Arbeitsplatzes greifbarer zu machen. Doch diese Formel ist nur ein Ausgangspunkt, die indirekten Folgen für das Team und die langfristige Wettbewerbsfähigkeit sind mindestens ebenso wichtig. Die schnelle und gezielte Besetzung offener Positionen ist daher ein entscheidender Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen.
Warum kosten offene Stellen so viel?
Die Kosten einer unbesetzten Stelle entstehen vor allem durch folgende Faktoren:
Produktivitätsverlust
Die unbesetzte Stelle führt zu Arbeitsausfällen oder reduziert die Effizienz, da Aufgaben entweder unerledigt bleiben oder auf andere Mitarbeiter:innen verteilt werden müssen. Dies kann zu Qualitätseinbußen, verpassten Projekten oder sogar verlorenen Kund:innen führen.
Überlastung der Mitarbeiter
Die Mehrarbeit belastet die restlichen Teammitglieder, was Stress und Überlastung zur Folge haben kann. Langfristig steigt das Risiko von Fluktuation und Krankheitsausfällen, beides Faktoren, die ebenfalls Kosten verursachen.
Verpasste Geschäftschancen
Besonders in vertriebsnahen oder entwicklungsorientierten Positionen kann eine unbesetzte Stelle direkte Umsatzverluste bedeuten. Fehlen wichtige Rollen in der Produktentwicklung oder im Marketing, kann dies neue Initiativen verzögern oder Aufträge gefährden.
Höhere Rekrutierungskosten
Die lange Vakanz kann dazu führen, dass Unternehmen zusätzliches Budget für eine intensivere Rekrutierung aufwenden müssen, etwa durch Headhunter oder zusätzliche Marketingmaßnahmen für Stellenausschreibungen.
Negative Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung
Eine offene Stelle signalisiert potenziellen Bewerber:innen und bestehenden Mitarbeiter:innen, dass das Unternehmen möglicherweise mit internen Herausforderungen zu kämpfen hat. Dies kann sich negativ auf das Arbeitsklima und das Employer Branding auswirken.
Warum kosten offene Stellen so viel?
Um die Kosten einer unbesetzten Stelle zu ermitteln, können Unternehmen eine einfache Berechnungsformel verwenden, die auf dem Jahresgehalt der vakanten Position und einem vordefinierten Produktivitätsfaktor basiert. Die Berechnungsformel lautet wie folgt:
Erklärung der Formel-Komponenten
Jahresgehalt der Position
Das Jahresgehalt (inklusive aller fixen und variablen Gehaltsbestandteile) gibt einen guten Ausgangswert für den Wert, den die Position im Unternehmen generiert.
Produktivitätsfaktor
Dieser Wert steht für den potenziellen Produktivitätsverlust, der durch die unbesetzte Position entsteht. In Schlüsselrollen, wie beispielsweise im Vertrieb oder der Entwicklung, kann dieser Faktor bei etwa 1 liegen, da hier jeder Tag ohne Besetzung einen direkten Einfluss auf das Unternehmensziel haben kann. Für andere Rollen könnte dieser Wert niedriger sein, etwa bei 0,5 für unterstützende Funktionen.
Anzahl der vakanten Tage
Dies entspricht der Dauer, die die Position unbesetzt ist. Die durchschnittliche Vakanzzeit für Stellen kann zwischen 30 und 180 Tagen variieren, abhängig von der Qualifikation und der Position.
Ein Beispiel zur Berechnung der Vakanzkosten
Nehmen wir an, ein Unternehmen sucht eine:n Vertriebsspezialist:in, dessen Jahresgehalt bei 70.000 € liegt. Da der Vertrieb direkt mit dem Umsatz des Unternehmens verknüpft ist, setzen wir den Produktivitätsfaktor auf 1,0. Die Position ist 90 Tage vakant.
Das Unternehmen verliert durch die unbesetzte Stelle allein in 90 Tagen über 17.000 € an potenziellem Wert. In den meisten Fällen ist dies jedoch nur der direkte Verlust; die indirekten Kosten durch verpasste Geschäftschancen oder Überlastung der Belegschaft können diese Zahl weiter erhöhen.
Was können Unternehmen tun, um die Kosten der Vakanz zu minimieren?
Die Berechnung der Vakanzkosten ist ein wichtiges Instrument, um Unternehmen zu sensibilisieren und zur schnelleren Besetzung offener Positionen anzuregen. Hier sind einige Maßnahmen, die helfen können, die Dauer einer Vakanz zu reduzieren:
Effiziente Rekrutierungsprozesse
Schnelle Entscheidungswege und klare Prozesse im Recruiting sorgen dafür, dass der Einstellungsprozess zügiger voranschreitet und Kandidat:innen nicht lange auf Antworten warten müssen.
Strategische Personalplanung
Mit einer vorausschauenden Personalplanung lassen sich potenzielle Vakanzen antizipieren. So können interne Kandidat:innen vorbereitet oder Übergangslösungen geschaffen werden, um Lücken frühzeitig zu schließen.
Fokus auf interne Weiterbildung
Die Förderung interner Talente und das Schaffen von Aufstiegsmöglichkeiten machen das Unternehmen resilienter gegen plötzliche Vakanzen. Mitarbeiter:innen, die bereits im Unternehmen arbeiten, können schneller in Schlüsselrollen eingeführt werden.
Stärkung der Arbeitgebermarke (Employer Branding)
Ein positives Arbeitgeberimage hilft, qualifizierte Fachkräfte anzuziehen und vakante Stellen schneller zu besetzen.
Externe Dienstleister und Freelancer einbinden
Gerade bei kurzfristigen Vakanzen kann die Hinzunahme von externen Fachkräften helfen, den Produktivitätsverlust zu verringern, während die Position nach einer langfristigen Besetzung sucht.